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Jueves, 19 Noviembre 2015 08:31

Base de datos Documental

¿Por qué un producto tan necesario para las empresas, sólo tiene éxito en las grandes corporaciones?

Desde que MCS, empezó a realizar implantaciones de gestión de bases documental no advirtió, la necesidad que las empresas implantaran este producto y empezamos a implementarlo en nuestra propia empresa.

Las pymes, siempre tenemos el problema de la búsqueda de documentos, cuando los bancos o asesores nos piden documentos, empieza nuestro viacrucis.

Siempre habíamos trabajado con carpetas y escaneábamos los documentos, el problema consistía en tenerlos relacionados.

Gracias a la incorporación de un colaborador, que distribuye eDOCS DM by OpenText, empezamos a utilizar el producto.

 

¿Cómo empezamos?

En primer lugar, definimos que tipos de documentos son utilizados por cada uno de los departamentos de nuestra organización y al mismo tiempo que datos eran necesarios para su clasificación e indexación.

- Administración

- Comercial

- Producción

Y empezamos a desarrollar una estructura que incluían los elementos.

En Administración:

     - Escrituras

     - Impuestos

     - Nóminas

     - Contratos

     - Etc.

En Comercial:

     - Presentaciones

     - Analíticas

     - Acciónes a realizar

     - Etc.

En Producción:

     - Clientes

     - Potenciales

     - Referencias

     - Etc.

A partir de aquí, fuimos abriendo carpetas y automáticamente según los temas y etiquetas va generando índices que facilitan su rápida obtención.

Complementado con nuestro CRM, nos permite tener toda la documentación de nuestra empresa de un modo fácilmente comunicado y accesible.

Read 1303 times Last modified on Miércoles, 10 Febrero 2016 15:09

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